Сегодня автомобиль проник, наверное, во все сферы жизни человека. Не стали исключением и трудовые отношения. Довольно часто по работе приходится много ездить, а предприятие не имеет возможности содержать автомобили. Для выполнения своих рабочих задач сотруднику приходится использовать свой автомобиль. Наниматель и работник могут договориться об использовании автомобиля работника.
Согласно ст. 106 Трудового кодекса Республики Беларусь автомобиль работника может быть использован для нужд нанимателя.
Для нужд нанимателя допускается использовать автомобиль, который:
- находится в собственности работника;
- работник использует по доверенности, договору аренды (иному документу, дающему право пользоваться, владеть и (или) распоряжаться автомобилем).
Если с первым пунктом все понятно, то второй часто вызывает вопросы. Уже довольно длительное время для использования автомобиля между гражданами не оформляется доверенность на право управления и/или распоряжения транспортным средством. Для передачи права использования собственник передает другому лицу только техпаспорт. Тем более если право управления передается супругу, детям или родителям. Так вот, если в последствии лицо, управляющее автомобилем, будет его использовать в служебных целях, но необходимо оформить какой-либо письменный документ.
По общему правилу, наниматель выплачивает работнику компенсацию за износ (амортизацию) автомобиля. Компенсация – это денежная выплата, установленная с целью возмещения работнику затрат, связанных с выполнением им трудовых обязанностей. Размер и порядок компенсации за износ (амортизацию) автомобиля наниматель и работник определяют по договоренности между собой согласно ч. 2 ст. 90, ст. 106 ТК Республики Беларусь.
Получение компенсации за износ (амортизацию) автомобиля – это право работника. То есть работник вправе отказаться от выплаты такой компенсации, и автомобиль будет использоваться безвозмездно.
При использовании автомобиля без выплаты компенсации работник и наниматель могут прийти к соглашению о полном или частичном возмещении работнику расходов, связанных с использованием автомобиля. Например, расходов:
- на горюче-смазочные материалы (ГСМ) (топливо, масла, специальные жидкости и т.п.);
- ремонт и сервисное обслуживание автомобиля;
- охраняемую стоянку;
- обязательное и (или) добровольное страхование автомобиля и т.д.
Использование автомобиля работника, а также договоренности о выплате или невыплате компенсации, возмещении расходов следует оформить документально. Законодательством этот вопрос четко не регламентирован.
Договоренность об использовании личного автомобиля работника для нужд нанимателя может быть оформлена разными способами:
1.Включение условия об использовании автомобиля в трудовой договор. В трудовом договоре можно прописать условие о возмещении расходов на ГСМ, а размер и порядок такого возмещения, например, определить в отдельном приказе. Если стороны все согласовали в договоре, то отдельный приказ издавать не требуется.
2. Заключение отдельного соглашения об использовании автомобиля работника. Такой документ составляют в двух экземплярах. В соглашении целесообразно зафиксировать:
- сведения об автомобиле (марка, модель, год выпуска, номер кузова, регистрационный знак (номер) и т.д.);
- цель использования автомобиля, а именно выполнение работником своих трудовых обязанностей;
- срок использования автомобиля и срок действия соглашения (договора).
Срок действия такого соглашения не должен превышать срок действия трудового договора и доверенности, договора аренды или иного документа, на основании которого работник пользуется автомобилем, если работник не является собственником автомобиля.
Использование работником личного автомобиля для нужд нанимателя предполагает также эксплуатацию автомобиля в нерабочее время в личных целях. Поэтому важно определить порядок возмещения расходов, связанных с использованием автомобиля.
Законодательство не регламентирует порядок распределения таких расходов. Стороны договариваются об этом самостоятельно. В частности, наниматель может компенсировать работнику расходы на ГСМ на основании документов, подтверждающих расходы на ГСМ, связанные с исполнением работником своих обязанностей (путевых листов, чеков с автозаправок, иных документов). Важно понимать, что возмещению подлежат расходы на ГСМ, которые использованы работником при исполнении им служебных обязанностей. Иными словами, предоставить только копию чека с заправочной станции недостаточно. Нужно будет также подтвердить, что данное топливо израсходовано для нужд нанимателя. Например, для этого стороны могут согласовать ведение журнала служебных поездок, в котором будут указывать дату использования автомобиля, Ф.И.О. и должность работника, маршрут, цель поездки и иные необходимые сведения.
Путевые листы в настоящее время не обязательны к применению согласно абз. 2 подп. 4.5 п. 4 Декрета № 7 Президента Республики Беларусь «О развитии предпринимательства». Однако для учета расхода топлива, а также обоснования использования автомобиля для нужд нанимателя может быть признано необходимым применять документ такой же информативности, как и путевой лист. Наниматель может самостоятельно утвердить форму этого документа.
Также наниматель может установить ежемесячный фиксированный лимит, в пределах которого работнику возмещаются расходы на ГСМ, связанные с использованием автомобиля для служебных целей. При введении такого ограничения работнику все равно нужно будет подтверждать, что топливо израсходовано для нужд нанимателя.